Наръчник

Защо е полезен софтуера за одобрение и история на вашите поръчки за етикети?

Преди да преминем към самото използване на система за вход на клиенти, нека първо отговорим на въпроса "С какво е полезна тя?"

Вероятно ще се съгласите с нас, че безкрайното прехвърляне на имейл съобщения и търсене в различни кореспонденции, както и непроследимите телефонни обаждания могат да доведат до грешна информация, особено за по-сложни задания.

За да се избегнат такива проблеми са създадени базирани в облак софтуерни платформи за комуникация по поръчки и прехвърляне на файлове, които пазят по подреден начин цялата необходима информация и могат да се използват от всяка точка по света.

Разбира се, всеки клиент може да избира по какъв начин е най-удобно да се извършва комуникацията. Въпреки това използването на платформа улеснява не само вас, но и екипа на печатницата, който е отговорен за бързото и качествено производство на вашата поръчка.

Ето и основните ползи да създадете акаунт в нашата система за преглед и одобрение на поръчки:

• Можете да давате коментари с лесно позициониране директно върху дизайна/файла;

• Използвате голям набор от прости и сложни инструменти, с които да измерите качеството на вашия етикет;

• Обсъждате с вашия екип и специалистите по предпечат в Ротопринт информация само по дадена поръчка;

• Разполагате с подредена и достъпна за намиране информация за вашите поръчки;

• Получавате списък с детайлна история и информация за всички етикети, които произвеждате в Ротопринт.

• Използвате 24/7 от която и да е локация с наличен интернет.

Kodak Insite - модерно и иновативно решение за управление на вашите поръчки за етикети

В Ротопринт използваме едно от най-модерните и ефективни софтуерни решения - Kodak Insite - базирана в облак платформа с много полезни функции. Основните инструменти са ориентирани към предпечата и поръчителя на етикети:

• Създаване, описание и изпращане на поръчки

• Организация на поръчките и файловете в последователна история;

• Система за качване на файлове;

• Автоматична обработка на качения файл и проверка за грешки;

• Система за визуализация и/или заявка за корекции;

• Проверка, одобрения или отхвърляне на три нива (роли):

• От дизайнера на етикета;
• Техническа консултация - от специалист на Ротопринт ООД;
• Одобрение от вас - поръчителя на заданието;

За да направите профил на вашата компания е необходимо, да отправите заявка към нашия екип в Ротопринт, като посочите кой ще заема посочените роли.

Преди да преминете към действие, ви съветваме да прочетете остатъка от материала с описание на инструментите и съвети за използване на системата.

Нива (роли) за преглед и одобрение на поръчки

Поръчител за печат на етикети

Поръчителят се явявате вие като клиент на Ротопринт и производител на продукти. Като поръчител имате най-голям контрол за своята поръчка, съответно имате "последната дума" и давате разрешение да започнем производство на вашите етикети.

Ето какви действия можете да извършвате през системата за клиенти на Ротопринт като поръчител:

• Изпращате задания за производство към Ротопринт;

• Давате базово описание на продукта, което ще е нужно за неговото производство (тираж, материал, размер и т.н.) на търговския отдел в Ротопринт, за планиране производството на вашия етикет;

• Изпращате файл/файлове за дизайн, на базата на които ще се печатат етикета или серията от етикети;

• Проверявате и одобрявате финалния файл преминал през одобрението на дизайнера и техническата консултация на Ротопринт;

• Разрешавате стартирането на производството на етикета.

• Отхвърляте дизайна, като по този начин забранявате по-нататъшното му използване. Поръчката се връща отново към дизайнера за нанасяне на корекции.

• Следите историята на качване, одобрение или корекции по заданието.

Дизайнер

Функцията на дизайнера идва на етап подготовка и коригиране на визуалното оформление на файла. Възможно е след като качите вашите файлове, от Ротопринт автоматично да поискаме корекции от дизайнера (напр. при грешни стойности на цветовете) или вие като поръчител да върнете файла към дизайнера (напр. ако искате да се направят размествания на елементите.)

Ролята на Дизайнера е правилно да структурира файла за печат. Да може да прочете препоръките от нашия екип и ако е необходимо, да извърши нужните корекции, за да стартира максимално бързо процеса на производство, на етикета или серията от етикети.

Възможни действия на дизайнера в системата за клиенти на Ротопринт:

• При готовност от системата, за което ще бъде уведомен по имейл, да качи дизайна на етикета.

• Да преглежда съобщенията за грешки или препоръки относно дизайна от системата за автоматична проверка или от вашия технически консултант в Ротопринт.

• Да прави контролни измервания на цветове, разстояния и други елементи;

• Да качи нов файл, с който да замени съществуващия, в случай на корекции.

• Да отхвърли или одобри текущия дизайн, в случай на корекции направени от екипа на Ротопринт.

Техническа консултация от Ротопринт 

Процеса за техническа консултация е разделен на две части.

Първата е автоматична проверка на качения файл, в момента на самото качване. Извършва се чрез интегрирани инструменти, които ни позволяват лесно, бързо и качествено да намерим възможни грешки в елементите по файла (напр. липсващи шрифтове, повече ненужни цветове които биха оскъпили поръчката и др.).

Втората част представлява проверка от наш предпечатар след началното одобрение на вашия дизайнер. 

И двата вида проверки приключват по един и същи начин: 

• Ако има забележки по файла, но те не са съществени, екипа/системата на Ротопринт изпраща само съобщения за предупреждения или препоръки.

• Ако има съществени проблеми, които ще доведат до невъзможност за качествено отпечатване, текущия дизайн файл се отхвърля и се връща към дизайнера за преработка.

Прочетете още:
Как да оформим правилно дизайнана нашия етикет за печат
преди да го предадем към нашата печатницаи какво е важно да наблюдаваме?

Като окончателен резулат ще имаме качен, обработен, проверен и одобрен дизайн на три нива преди началото на печатния процес. 

• Ниво 1: Дизайнер / създател на визуалния файл

• Ниво 2: Техническа консултация от Ротопринт

• Ниво 3: Вие като клиент и поръчител на етикетите

Стъпките са описани посредством указаната блок-схема на фиг. 1.

Начин на работа с нашата система за клиенти

В основни линии платформата е силно интуитивна, с нея се работи много лесно и не се нуждае от специално обучение. По долу ще видите само ключовите инструменти и функции.

Потребителско име и парола

Платформата Insite използва уникални потребителски имена и пароли за всеки потребител. По този начин се гарантира конфиденциалността на информацията, нивата на достъп и последователността в процеса.

Платформата поддържа и български език, което позволява по-правилно разбиране на описанието и действията.

Имейл нотификации за вашите действия

Всеки участник ще получава имейл, когато от него се изисква някакво действие. 

С цел процесът да върви гладко е важно е да правите действия, да давате одобрения или желания за корекции само когато те се изискат от вас, защото нашите колеги може все още да работят по вашия проект и да не са готови за корекции.

По този начин спестявате време като правите действия само когато получите имейл съобщение с конкретно описание за тях.

Първоначални действията в системата за клиенти

Създаване на задание. При създаване задание, ще ви се отвори прозорец с няколко полета, в който можете да опишете параметрите и какво очаквате като резултат. 

Качване на файлове. Една ваша поръчка може да съдържа много файлове - както качени от вас, така и обработени, за проверка, отхвърлени в процеса на работа или финалният файл за печат.

Системата има два варианта за качване на различни файлове за едно и също нещо:

• С презаписване - ако повече от веднъж качите файл с едно и също име, ще остане само последния файл. Това е добра техника за качване на редактирани версии, тъй като винаги има само един файл, а няма да имате поредица от файлове с разширение в името Ver1, Ver2 и т.н.

• С версии - ако обаче искате да сравнявате файловете един с друг можете да използвате схемата с версии на вашите файлове.  

Обработката на вашия файл до голяма степен е машинна и цялата необходима информация трябва да е вътре в него.

Разширения на файловете. Позволени разширения (формати) за качване в системата са *.PDF, *.EPS, *.PS. С какъвто и софтуер да работите, трябва да генерирате окончателната версия на файла на етикета, който качвате (вие или дизайнера) в системата към нас, с някое от тези разширения.

Автоматична проверка от системата. В нов прозорец ще бъдете информирани как е протекъл процеса по автоматична проверка и обработка на вашия файл и какви са резултатите от него.

След качването на файлът, автоматично на базата, на избраната от вас технология се стартира неговата обработка и предварителна проверка. Състои се от серия проверки за коректността на файла - вид, качество и цветност на участващите обекти. Проверяват се цветовете и се изчисляват възможните презастъпвания на цветовете. Проверяват се текстовете, които са в шрифтове за минимално допустима височина на избраната технология. Проверяват се и дебелините на обектите, и се сигнализира за всичко, което може да е потенциален проблем. 

Обединяват се в три групи:

• Грешки - потенциални проблеми, които трябва да се коригират;

• Предупреждения - нещо не би трябвало да изглежда така, но може и да остане;

• Информация - детайли от ключовите елементи в структурата на файла;

Едновременно с това дизайнерът получава имейл с уведомление, че обработката на качения файл е приключила и той може да пристъпи към проверка за одобрение.

Онлайн проверка, нанасяне на корекции, одобрение или отхвърляне

След преминаване на първоначалната автоматична проверка, съгласно началната блок-схема на Фигура 1, започват, да се изпращат имейли за проверка и одобрение или отхвърляния. 

• Първата проверка се очаква от дизайнера;

• Втората проверка се прави от техническо лице в Ротопринт;

• Окончателното одобрение е от клиента - отговорника във вашия екип (бранд мениджър, продуктов мениджър, закупчик или друг.) 

Визията на и трите нива е една и съща. Имаме качен файл, който е обработен за съответната технология и чака одобрение. 

Преглед. Преди да преминете към одобрение или отхвърляне е добре да преминете към преглед (или Smart Preview).

Платформата разполага с инструменти за скалиране, измерване, чертане и писане. Ползването им е аналогично като в повечето графични програми и позволява много интуитивен и едновременно с това детайлен преглед на вашия файл.

• Увеличаване - Основно предимство е, че онлайн се изтегля векторна информация за файла и се визуализира при вас без нарушаване на качеството при използване на "лупичката". Можете да увеличавате достатъчно, за да видите и малък детайл с максимално качество.

• Измерване - Налични са измервателни линии, с чиято помощ може да се направи реално измерване на разстояния в етикета, или между елементи от него.

• Информация - Функцията дава детайлни данни за "геометрията“ на файла.

• Проба за печат - Тази функция дава всички грешки, предупреждения или информация от автоматичната проверка на предходния етап. Ако изберем произволно съобщение и натиснем върху него, ще се визуализира зоната или обектите, за които то се отнася.

• Цветоотделки - Брой цветове, които участват в дадения файл. Информацията е извлечена от самия файл. Можете да изключвате или включвате цветове, за да преглеждате цвета на различните елементи във файла.

Корекции. Можете да ползвате инструментите и да нанасяте всякакъв тип корекции и коментари по вашия файл, така че да могат следващите участници да разберат точно и ясно къде и как трябва да бъдат направени промени.

• Анотации - Активни са бутоните за “Линия“, “Кръг”, “Правоъгълник“ и “Текст". Те са удобни за създаване на пояснителни анотации. Реално не променят съдържанието, но с тях много ясно и точно може да се покаже какво и къде да се промени. За да не претрупват екрана с информация, те могат да се “скриват“ - реално не се трият, а си вървят заедно с етикета.

• Сътрудничество - позволява двама или повече участници да разглеждат един файл, като единият води по екрана, а другия - вижда това, което вижда и водещия.

• Чат - място за диалог на активните в момента участници.

Целият този инструментариум е създаден с цел максимално бързо и ясно да се извърши проверка на качения, и обработен файл. 

На този етап вече може да се избере един от двата варианта

• “Одобрявам“
• "Отхвърлям“
  

В допълнителният помощен прозорец е желателно да запишете вашето обосновано становище (защо сте избрали съотвения бутон). То ще служи като ориентир за следващите след вас.

Тези жизнени цикли на един файл за печат могат да се повтарят многократно, докато най-накрая и трите страни - дизайнер, технически консултант и търговец, достигнат до общо три на брой “Одобрявам“ ✅✅✅.

Тогава се изпраща съобщение до екипа за производство на Ротопринт и файлът преминава в процес на изработка на вашите етикети.

История на вашите поръчки

Като финал, платформата за клиенти в Ротопринт ви позволява да преглеждате детайлно историята на

вашите поръчки и задания с всички техни елементи, информация и данни, за да можете да се връщате към тях във всеки един момент.

• Номера и имена на поръчките;

• История на действията и одобренията на всеки потребител и на всяко ниво;

• Всички качени, обработени и отхвърлени файлове за всяка ваша поръчка;

• Всички промени, направени от нашия екип, и всички изисквания за файловете на вашите поръчки.

Бърз достъп

За ваше улеснение сме качили препратка към системата за Вход за клиенти в менюто на нашия уебсайт.

Прочетете още:

• Как да използвате библиотеката с цветове на Ротопринт за дизайна на вашия етикет

• 7 въпроса, които да зададем на нашата печатница за етикети и опаковки, за да сме сигурни в крайния резултат

Получавайте полезни материали и информация за продуктови етикети и опаковки, нови технологии и възможности.

Бюлетин Ротопринт

Запиши се